Verwerkingsverantwoordelijke: Evaya – Deborah Rutgers
KvK: 42018292
Vestigingsplaats: Arnhem
Website: evaya.nl
E-mail voor privacyvragen: info@evaya.nl

1. Waarom deze privacyverklaring?

Evaya verwerkt persoonsgegevens van websitebezoekers, geïnteresseerden en cliënten. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, voor welke doelen dit gebeurt, op welke grondslagen dit gebeurt en welke rechten betrokkenen hebben.

2. Welke persoonsgegevens kan Evaya verwerken?

• Contact- en identificatiegegevens, zoals naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
• Afspraak-, factuur- en betaalgegevens.
• Informatie die de cliënt zelf verstrekt tijdens intake, begeleiding, evaluatie of correspondentie.
• Gegevens over gezondheid of welzijn wanneer deze voor de begeleiding relevant zijn. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens en worden met extra zorg behandeld.
• Technische of websitegegevens, voor zover deze via de website, beveiliging of noodzakelijke cookies worden verwerkt.

3. Doeleinden en grondslagen

Evaya verwerkt gewone persoonsgegevens voor het plannen en uitvoeren van afspraken en trajecten, communicatie met cliënten, facturering en administratie, het nakomen van wettelijke verplichtingen en het beveiligen en beheren van de praktijk en website.

Daarbij kan de verwerking gebaseerd zijn op de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of – wanneer dat nodig is – toestemming.

Voor gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens wordt alleen een passende grondslag gebruikt. Waar uitdrukkelijke toestemming vereist is, vraagt Evaya die toestemming vooraf. Een cliënt kan toestemming voor toekomstige verwerking intrekken; dit tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.

4. Dossier en vertrouwelijkheid

Informatie uit intake en sessies wordt alleen vastgelegd voor zover dit redelijkerwijs nodig is voor zorgvuldige begeleiding, evaluatie, beroepsmatige verantwoording en administratie.

Evaya behandelt cliëntinformatie vertrouwelijk. Alleen personen of dienstverleners die de informatie voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang, en alleen voor zover dit is toegestaan. Waar nodig worden met verwerkers passende afspraken gemaakt over privacy en beveiliging.

5. Delen met derden

Evaya verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld met derden wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening of administratie, wanneer een wettelijke verplichting geldt, of wanneer de cliënt hiervoor toestemming heeft gegeven.

Denk hierbij, afhankelijk van de situatie, aan boekhoudkundige of administratieve dienstverleners, website- en hostingdienstverleners, betaalproviders, beroeps- of klachteninstanties en bevoegde overheidsinstanties.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Evaya voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen voor zover de AVG dit vereist.

6. Bewaartermijnen

Evaya bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke of beroepsmatige bewaarplicht een langere termijn vereist.

Financiële en fiscale administratie wordt bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn. Cliënt- en begeleidingsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de begeleiding, eventuele nazorg, beroepsmatige verantwoording en toepasselijke wettelijke of beroepsregels.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet meer tot een persoon te herleiden zijn.

7. Beveiliging

Evaya neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.

Bij een mogelijk datalek wordt beoordeeld welke maatregelen nodig zijn en of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen wettelijk vereist is.

8. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, afhankelijk van de situatie, het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Ook kan gegeven toestemming worden ingetrokken.

Een verzoek kan worden ingediend via het hierboven vermelde privacy-e-mailadres. Evaya kan om aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.

Een betrokkene heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Website, formulieren en cookies

Wanneer via evaya.nl een contact- of intakeformulier wordt ingevuld, gebruikt Evaya de verstrekte gegevens om op het verzoek te reageren en, indien van toepassing, de dienstverlening voor te bereiden of uit te voeren.

Evaya gebruikt alleen cookies en vergelijkbare technieken voor zover dit nodig of toegestaan is. Wanneer voor bepaalde cookies toestemming wettelijk vereist is, worden deze pas geplaatst nadat toestemming is gegeven. De concrete cookie-instellingen hangen af van de technische inrichting van de website.

10. Minderjarigen

Bij begeleiding van minderjarigen wordt rekening gehouden met de toepasselijke regels over toestemming, gezag en privacy. Waar toestemming van een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger nodig is, wordt deze vooraf gevraagd.

11. Wijzigingen

Evaya kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website, gebruikte systemen of wet- en regelgeving verandert. Op de website wordt steeds de meest actuele versie gepubliceerd.